Как дистанционно управлять миром?:)

Впрочем, для построения продуктивных отношений с дистанционными подчиненными есть несколько несложных правил: их соблюдение минимизирует опасность недопонимания и невыполнения задач и позволяет с чистой душой пользоваться преимуществами удаленного формата.

Правило № 1

Введите в практику письменную постановку еженедельных/ежемесячных задач — и, соответственно, регулярный отчет по ним. Работая в одном кабинете с подчиненным, вы можете себе позволить некоторую небрежность: поручить, уточнить, добавить. Дистанционное же управление приучает руководителей выражаться предельно четко, а потому…

Правило № 2

Анализируйте, насколько корректно вы ставите задачи. Классический алгоритм такого анализа может быть следующим:

— все ли задачи сформулированы по SMART («Маша, пожалуйста, подготовьте отчет по продажам за последний месяц по всем товарным позициям с разбивкой по каждому из наших 18 магазинов, срок выполнения до 15 марта до 18.00»);

— выдан ли алгоритм для решения задачи («Для этого вам понадобится: 1. Запросить отчеты у всех 18 управляющих, файл с контактами во вложении, 2. Свести все данные в единый документ»);

— указаны ли доступные ресурсы («Разъяснения по вопросу вы можете получить у Светланы Петровны, а также вы можете посмотреть отчеты за предыдущие периоды в сетевой папке «Отчеты по продажам»);

— очерчен ли однозначно вид будущего результата («Форма итогового отчета во вложении»).

Помните, задают уточняющие вопросы только высокомотивированные и вообще любознательные люди, поэтому если, ставя задачу, вы оставите ма-а-аленькуюлазейку-возможность выполнить ее неправильно, скорее всего, так оно и будет.

Помните анекдот про девочку, которой мама поручила поджарить колбаски с вермишелью, — включить огонь, налить в сковородку масло, порезать колбаску, положить ее на сковородку, поджарить, выложить в сковородку вермишель, помешать и разогреть, — да только забыла упомянуть, что вермишель должна быть вначале сварена? …И ведь ничего такой девочке не «пришьешь»!

Правило № 3

Составьте список «рутин», которые ваш удаленный сотрудник будет выполнять четко и регулярно вне зависимости от ваших распоряжений. Каждое 1-е число каждого месяца прислать документ Икс. Каждое 15-е число каждого месяца сделать звонок Игрек. Каждые последние 5 дней каждого квартала посвятить отчету Зет. Если вы четко описали даты и содержание работы, и об этом все еще нужно напоминать, значит, проблема не у вас, как у руководителя, а у сотрудника, как у исполнителя. Один раз, не получив работу, подскажите ему пользоваться «напоминалками» в Outlook’е, второй раз — гоните взашей.
Если есть четкий скелет действий, выполняемых регулярно, задачи управления сводятся к ведению оперативных проектов и решению форс-мажоров. Это не так уж страшно: поверьте, большинство «прорех» в дистанционном управлении вызвано именно неумением завести определенный порядок и его соблюдать.

Правило № 4

В вашем распоряжении всегда находятся три средства коммуникации: электронное письмо, телефон, личная встреча. У каждого из этих средств есть свои плюсы и минусы. Например, по телефону легко понять собеседника неправильно по существу фактов, а в письме — увидеть эмоции, которых автор вовсе и не вкладывал.

Поэтому комбинируйте! Составьте план, регулирующий, как и когда вы будете использовать каждый из этих каналов.

Например, такой:

— Электронное письмо: постановка еженедельных задач, обратная связь по еженедельным отчетам. Эффективно для всего, что нужно понять однозначно и нельзя забыть. Объясните дистанционному сотруднику, что подтверждать получение писем действительно важно. Но и сами, в таком случае, будьте безупречны в этом вопросе;

— Телефон: уточнения к электронным письмам, решение форс-мажоров, эмоциональная «подпитка». Отлично работает комплект «четкая, сухая, объемная задача по e-mail + приободрить по телефону»;

— Личная встреча: в начале каждого квартала — подведение итогов предыдущих проектов, разъяснение новых задач. Личная встреча — самый затратный по времени способ коммуникации, но и самый эффективный, если правильно им воспользоваться. Избегайте встреч «вообще», продумывайте структуру рабочего общения точно так же, как строите стратегию переговоров или интервью. Какие вопросы и в каком порядке вы решите? Каковы должны быть результаты встречи?

Такой формат, как доставка мгновенных сообщений при помощи разнообразных мессенджеров, мне кажется, можно приравнять к телефону, впрочем, с тем преимуществом, что любой нужный фрагмент беседы всегда может быть выужен из «истории» в качестве «доказательной базы».

Правило № 5

Но, если у вас есть порядок — первое, пятнадцатое, файл с оперативными задачами, все как в аптеке, — что ж вы трезвоните ему раз в два часа с вопросом «Ну что там у нас?»

Этот вопрос «на раз» демонстрирует профнепригодность задающего его руководителя: что там у нас «где»?! Идет дождь, Пенелопа Круз беременна, в столовой пирожки с капустой!

Вы проверяете, заняты ли его мысли в должной степени созидательным трудом? Вы даете ему понять, кто в доме хозяин? Или вы просто не умеете заранее выставить точки контроля: где, когда, по какому вопросу? Выставили? Ага! И сразу появился правильный акцент: контроль — это не «подловить», не «уличить», это вместе проанализировать опережающие показатели, чтобы накануне «часа Икс» не оказаться в ситуации «Шеф, все пропало!»

Приняв и внедрив эти принципы, вы с удивлением заметите: поставленное на те же рельсы управление людьми, которые сидят в соседнем кабинете, движется легче и свободнее. Все-таки, «сидеть в офисе 9 часов» — это процесс, а не результат, и мы все еще слишком часто управляем эффективностью работы, контролируя точность времени ее начала и окончания. Разве контроль автоматически означает качественно выполненные задачи? Совсем необязательно. Но формат дистанционного управления учит и руководителя, и подчиненного бережно относиться ко времени, результатам, словам.